Nedir: Robotik Süreç Otomasyonu (RPA)

Robotik Süreç Otomasyonu (RPA) Nedir?

Robotic Süreç Otomasyonu (Robotic Process Automation — RPO) temel olarak bilgisayarların en iyi yaptığı tekrarlı işlemleri, organizasyonel süreçlerinizde tespit edip bu süreçleri insan yerine makineler tarafından daha hızlı ve hatasız yapmasını sağlan sistemlerdir diyebiliriz.

“ Robotic process automation (or RPA) is an emerging form of business process automation technology based on the notion of metaphorical software robots or artificial intelligence (AI) workers.” — Wikipedia ( https://en.wikipedia.org/wiki/Robotic_process_automation)

Yaptığımız tanımlamayı bir örnek ile açıklayarak devam edelim. Örneğin: Şirketinizde şöyle bir süreç olsun; “Her sabah X saatte muhasebe programına gir, buradaki Y tablosunu dışarı aktar. Aktardığın bu tabloyu Z programı ile bankaya gönderilebilecek hale çevir. Sonrasında T programını kullanarak yeni XML dosyasını bankanın SFTP’sine yükle. (SFTP: Güvenli şekilde sunuculara dosya aktarımı yapmanızı sağlayan bir ağ protokolüdür.)

Örneği genişletecek olursak; Aslında yapılan işlem bir önceki gün yapılan satın almaların ödeme işlemleri için öncelikle muhasebe programından bu kayıtların Excel listesini sabah 09.30'da aldırdık. Sonrasında bu Excel tablosunu bir program aracılığı ile bankanın istediği XML ödeme dosyasına dönüştürülmesini sağladık. Ardından bu XML ödeme dosyasını bankanın vermiş olduğu SFTP adresine upload (sunucuya yükleme) işlemini gerçekleştirdik.

Baktığınızda ne var bunda? Bunu çalışanlardan biri de yapabilirdi diyebilirsiniz. Fakat muhasebe programından aldığımızda dosyada 2.500 kayıt olduğunu ve işlemlerin doğrulanması için farklı bir sisteme bağlanıp buradan doğrulama işlemlerinin yapılması gerektiği, ardından da her ödeme işleminin, satın alınan ürün grubuna göre farklı 8 bankaya dağıtılması gerektiğini düşünün. Bu 2/3 personelin büyük ihtimalle bütün mesai saatlerini dolduracaktı. Örnekleri daha kompleks ve uzun iş süreçlerini anlatacak hale çevirmek mümkün fakat burada anlatılmak istenen robotik şekilde düzenli yapılan süreçlerin insan uygulamasından çıkartılıp robotik otomasyona geçirilmesidir.

Peki bu işleri robotik yazılımlar (Robotic Software diye de geçmekte) yaptığında bu işi yapanlar işsiz mi kalacak? Kısa cevabı hem Evet hem Hayır! Çünkü; RPO (Robotic Process Automation)’un amacı insanın yerini almaktan öte insanların daha çok denetimde kaldığı bir çözüm sunmak. Ayrıca, muhasebe programındaki verileri işleyerek RPO’da benzer süreçler modelleyebilirsiniz fakat bu RPO’nun muhasebe programının veya her hangi bir yazılımın yerini alacağını göstermez. RPO’ların yerine geçebileceği yazılım sayısı aslında kısıtlıdır. Çünkü, RPO ile bir yazılımın süreçlerini otomatize etmek için bütün süreçleri RPO üzerinde programlamanız ve doğal olarak programlayacağınız iş alanına (Business Domain) çok iyi derece hakim olmanız gerekmektedir. Bunun da ötesinde RPO sistemleri yazının ilerleyen kısımlarında değineceğimiz bir takım sınırlama ve riskleri de içermekte. Son olarak bu kısımda şunu da belirtmek isterim; bilgi güvenliği politikanızı geliştirirken RPO entegrasyonu sonrası operasyonel süreçlerinizi otomatize ettiniz diye, personel istihdamınızı RPO olmadan süreci yürütemeyecek kadar düşürmemeniz gerekmektedir. Olası RPO yazılımlarında oluşacak bir problem veya diğer IT problemleri sizi bir süre RPO olmadan manuel süreçleri yönetmenize zorlayabilir. GRC ürünleri kullanan ve Risk Zekası kazanmış şirket ve kurumlar bunu zaten gözetecektir.

Bildiğiniz gibi mükemmel gözüken sistemlerin çoğu gibi RPO’da bazı riskler barındırmaktadır. Şu an için en büyük problem entegre olduğu yazılımların arayüzlerinin değişmesi sonucu yapmış olduğunuz RPO implimentasyonunuzu güncelleme zorunluluğu. Diğeri ise RPO sistemlerin örneğimizden de yola çıkarsak, işlemleri yapabilmesi için bir takım yetkilere ve giriş bilgilerine ihtiyacı vardır. Tekrar örneğimizi hatırlayalım. Muhasebe sistemine erişmek için Muhasebe yazılımında gerekli izinlere sahip kullanıcı hesabı gerekli. Bankanın sistemine oluşturulan XML dosyasını yüklemek için gerekli izinlere sahip SFTP kullanıcı adı ve şifresine ihtiyacı vardır. Bu tür veriler RPO sistemlerin de farklı bir yapı kasa içerisinde saklanır ve dağıtık şekilde çalışan RPO’lar sadece gerekli olduğundan bu sistemden yetki talebinde bulunurlar. Yani ilgili yazılımın yüklendiği (deploy) yerde bu bilgiler bulunmaz. Ayrıca, RPO’lar genellikle CPU mantığında çalışır. Yani, T zamanında bir işlem yapabilirler. Merak etmeyin bu hali ile bile çok hızlı çalışmaktalar. Karşılaştırmak adına bir değerleme yapacak olursak; normal bir insanın 10.000 kayıt içeren bir Excel’i inceleyip, doğrulaması 16 saatini alıyorsa, Robotik Yazılım bunu 1/2 dk. civarında hatasız tamamlamakta. Tabii bu değer validasyon sürecine, verinin yapısına ve diğer bir kaç etmene de bağlı fakat sadece ne kadar hızlı oldukları ile ilgili kafanızda bir fikir canlanması için böyle bir örnek verdim.

Peki bu robotik sistemlerin maliyeti ne kadar? Benim şirketimde kullanmak için uygun mu? Robotik yazılımı aldım diyelim, bunun entegrasyonunu kim yapacak? gibi sorular haklı olarak aklınıza gelebilir. Şimdi bunları madde, madde cevaplamaya çalışalım.

1. Robotik Sistemlerin Maliyeti Ne Kadar?

Ortalama maliyetleri 5.000 USD ile 8.000 EURO civarında değişkenlik göstermektedir. (Evet biri Dolar, diğeri Euro para biriminin) Bu çalışacağınız firmadan firmaya değişkenlik gösterebilir ama gelen teklif sadece robotik yazılım için bu aralığın çok üzerinde ise tekrar değerlendirmenizi tavsiye ederim. (2019 yılı için)

2. Robotik Süreç Otomasyonu Benim Şirketimde Kullanmak İçin Uygun Mu?

Bunun cevabı biraz değişken fakat, benim gördüğüm kadarı ile Robotik Yazılımlardan yüksek verim almak istiyorsanız şirketinizin Orta veya Büyük ölçekli seviyede olması daha uygun. Çünkü; bu aşamada süreçleriniz artık netleşmiş, ISO 27001, ISO 9001 gibi belirli sertifikasyonlardan geçmiş, Bilgi Güvenliği Politikanız netleşmiş oluyor. Adı üstünde Süreç Otomasyonu. Eğer süreçleriniz dokümante edilmiş değil ise bunu RPO’lara aktarmanız çok zor olacaktır. Bir de burada maliyet hesabını iyi yapmanız gerekiyor. Örneğin; X işini yapmak için Y ve Z diye iki personel çalıştırıyorum ve bu kişilerin yıllık toplam maliyeti şirketime 350.000₺ ise bu departmandaki personel ihtiyacını 1'e düşürüp RPO ile hem normalde yapılabilecek işlem hacimi misliyle arttırabilir hemde 1 RPO’nun 8/10.000€ olduğunu düşünürsek 12 ay’a böldüğümüzde €8.000 / 12 = €666 = ~4.400₺ aylık (30.06.2019 tarihi itibariyle)

3. Robotik yazılımı aldım diyelim, bunun entegrasyonunu kim yapacak?

Entegrasyon için ilgili Robotik Yazılım şirketinin teknoloji partnerleri vardır. Onlar aracılığı ile süreç otomasyonu için entegrasyon çözümleri hizmeti alabilirsiniz. Burada unutmamanız gereken en önemli nokta, otomatize ettiğinizde süreçleriniz de kullandığınız yazılımların arayüzü değişirse tekrar bir Robotik Yazılım entegrasyonu çözüm ortağından destek almanız gerekeceğidir. RPO’da asıl maliyet kalemi Robotik Yazılımdan çok entegrasyon danışmanlığı veren şirketin oluşturduğu maliyet kalemidir. Örneğin; 8.000 EURO’ya aldığınız yazılım için 15 gün ile 45 gün arasında değişen bir danışmanlık ve yazılım entegrasyonu desteği almanız gerekebilir. Bu da; Mühendis Sayısı X ortalama günlük 2.000₺ ücret X danışmanlık süresi: şeklinde hesaplanabilir. Bu süreç sadece yazılım geliştirme sürecini kapsamıyor çünkü. Sizin sektörünüz ve iş modelinizi bilmeyen (doğal olarak) bir yazılım entegrasyon firmasına süreçlerinizi anlatmanız, onların bunun ile ilgili planlama yapıp size UML akış diagramlarını sunması, sizin onaylamanız ile Robotik Yazılım entegrasyonun yapılması ve testlerinin yazılması ile tamamlanır. Buradaki en önemli tavsiyem kesinlikle test sürecine hem entegratör firma hemde sizin şirketinizden uzmanlar mutlaka dahil olsun. Unutmayın eğer otomatize edeceğiniz süreçler ile ilgili gerekli testleri oluşturamazsanız, süreçler gibi hataları da otomatize edebilirsiniz. Bu da RPO’ların risklerinden biridir. Yine örneğimizi hatırlayın. Eğer Muhasebe programından çekilen satın alma grupları listesi için 8 bankadan yanlış olanına, yanlış XML dosyası giderse nakit akışınızı ve ilgili bankadaki otomatik ödeme talimatlarınız etkilenebilir. Ayrıca, banka hesaplarınızda kurduğunuz denge de bozulabilir. RPO işlemde yazılımsal bir hata olmadığı sürece bunun hatalı bir işlem olduğunu anlamaz. Siz doğrulama testleri ile bunları önceden belirlemelisiniz. İşlemler sonrası validasyon testlerini çalıştırabilirsiniz. Örneğin: Muhasebe programından 100.000 ₺’lik ödeme için liste çekildi ve X satın alma grubu için H Bankasından 25.000₺ tutarında toplam ödeme yapılması gerekiyordu. İşlem sonrası H bankasından X satın alma grubu için yapılan toplam işlem tutarını çekip, Robotik Yazılımın yaptığı işlemler toplamı ile karşılaştıracak bir test ekleyebilirsiniz.